Cambiar el sistema con el que una empresa agropecuaria trabajó durante años es una decisión difícil.
No necesariamente porque la herramienta actual siga respondiendo a las necesidades del negocio, sino porque alrededor de ella se acumularon años de información, procesos, formas de trabajo y hábitos del equipo.
Entonces aparece una pregunta inevitable:
¿Qué pasa con toda la información que ya tenemos si cambiamos de sistema?
Saldos, proveedores, clientes, stocks, movimientos, información productiva y financiera forman parte de la historia de la empresa agropecuaria. Y el temor a perder esos datos, interrumpir la operación o atravesar una implementación demasiado compleja puede hacer que una organización postergue un cambio que necesita.
Sin embargo, migrar hacia un nuevo software agropecuario no debería implicar empezar de cero.
Cuando existe una estrategia de migración clara y un equipo que acompaña el proceso, el cambio se transforma en algo mucho más valioso: una oportunidad para ordenar procesos, centralizar información y mejorar la forma en que la empresa gestiona y toma decisiones.
¿Por qué cuesta cambiar un sistema de gestión agropecuaria?
Cuanto más tiempo lleva una empresa utilizando una herramienta, mayor suele ser la percepción de riesgo frente al cambio.
Algunas preocupaciones se repiten:
- ¿Vamos a poder conservar la información que ya tenemos?
- ¿Cuánto tiempo demandará la implementación?
- ¿Cómo se adaptará el equipo?
- ¿Tendremos que modificar todos nuestros procesos?
- ¿Quién nos va a acompañar durante la transición?
- ¿Cuándo vamos a poder empezar a obtener información útil del nuevo sistema?
Son preguntas válidas.
El desafío no consiste solamente en instalar una nueva tecnología. Cambiar un sistema de gestión también implica revisar procesos, criterios y formas de trabajar.
Por eso, una implementación exitosa necesita contemplar tanto la migración de información como la adaptación de las personas y los procesos de la empresa.
Migrar no significa trasladar absolutamente todo
Uno de los primeros pasos de una implementación es determinar qué información es realmente necesaria para asegurar la continuidad de la gestión.
Dependiendo de cada empresa, puede incluir:
- saldos iniciales;
- clientes y proveedores;
- padrones y maestros;
- stock de insumos;
- información financiera;
- datos productivos relevantes.
El objetivo no debería ser replicar sin criterio todo lo que existía en el sistema anterior.
Una migración también puede ser una oportunidad para revisar cómo se genera la información, qué datos son necesarios y qué procesos conviene mejorar.
De esta manera, la portabilidad permite conservar aquello que tiene valor para la operación sin trasladar automáticamente problemas, duplicaciones o formas de trabajo que ya dejaron de ser eficientes.
Cusillos SRL: cambiar después de más de 20 años con el mismo sistema
El caso de Cusillos SRL, empresa agrícola del norte argentino, muestra cómo puede darse este proceso en una organización que llevaba más de dos décadas trabajando con otro sistema de gestión.
Por decisión de la gerencia, la empresa comenzó a buscar una nueva herramienta y eligió Albor Campo.
El cambio planteaba un desafío importante: no solo había que reemplazar una tecnología utilizada durante años, sino también lograr que el nuevo sistema acompañara la forma de trabajar de la empresa.
Para Guadalupe García, responsable administrativa de Gestión de Campo de Cusillos, y Gastón Colombres, integrante del equipo de Administración, uno de los principales valores de Albor fue justamente esa posibilidad.
El sistema permitió adaptar los procesos de la empresa y, al mismo tiempo, utilizar la implementación como una oportunidad para revisarlos y formalizarlos.
“Lo que noté que agrega valor Albor es poder adaptar nuestra forma de trabajar al sistema y, al mismo tiempo, que el sistema se adapte también a nuestra forma de hacer las cosas.”
A partir del cambio, Cusillos comenzó a centralizar información que anteriormente debía complementar mediante planillas de Excel, obtener reportes directamente desde el sistema y ordenar procesos que involucraban tanto al campo como a la administración.
También incorporó herramientas que permiten continuar trabajando desde el establecimiento incluso en contextos donde la conectividad puede ser limitada.
El acompañamiento durante la implementación hace la diferencia
Una de las principales incertidumbres frente a un cambio de sistema es qué ocurre durante los primeros meses.
Por eso, la implementación no debería pensarse como la entrega de una herramienta seguida de capacitaciones aisladas.
En el caso de Cusillos, el proceso incluyó reuniones periódicas con el equipo de Implementación de Albor para revisar avances, resolver consultas y acompañar la adopción del sistema.
Después de aproximadamente un año utilizando Albor Campo, el equipo considera que la solución se encuentra consolidada dentro de la organización.
Según explican Guadalupe y Gastón:
“Albor tiene un equipo de implementación con el que hablás todas las semanas. No te dejan de lado y eso te ayuda muchísimo a avanzar.”
Este acompañamiento permite que la empresa avance gradualmente, detecte diferencias respecto de su forma anterior de trabajar y pueda resolverlas mientras el equipo gana autonomía sobre la herramienta.
Pero el resultado más importante no es solamente aprender a utilizar un nuevo software.
Para Cusillos, el proceso también generó una dinámica de mejora continua, revisión de procesos y generación de información de mayor calidad en menos tiempo.
De digitalizar procesos a construir información para decidir
Una implementación exitosa no termina cuando el sistema comienza a utilizarse.
Una vez que los procesos están ordenados y la información empieza a concentrarse en una misma plataforma, aparece una segunda oportunidad: convertir esos datos en información de gestión.
Ese fue también el recorrido de Cusillos.
Después de avanzar con Albor Campo, la empresa inició un trabajo conjunto con Albor, Simpleza y consultores especializados, incorporando también Albor Analytics para profundizar el análisis de la información.
El objetivo fue integrar la operación y la contabilidad para construir información consistente, trazable y útil para la toma de decisiones.
Información consistente y auditable: el siguiente paso
Para Nicolás Remis, gerente general de Cusillos, disponer de buena información es una condición fundamental para gestionar una empresa.
Con el crecimiento de la organización y la incorporación de distintos socios y unidades de negocio, esa necesidad se volvió todavía más relevante.
Como explica Remis: “Uno toma decisiones en base a información. En la medida que tiene buena información, toma mejores decisiones.”
Con el tiempo, la empresa fue aumentando el nivel de profundidad y consistencia de los datos con los que trabaja.
El proyecto permitió que Cusillos y las empresas de su grupo pudieran elaborar su balance de gestión a partir de la información contable, utilizando la contabilidad no solamente para cumplir con obligaciones fiscales, sino también como fuente para analizar el negocio.
Esto permitió explicar los resultados y variaciones patrimoniales desde información integrada y construir una base de datos auditable y trazable.
¿Por qué importa que la información sea auditable?
La auditabilidad cobra especial relevancia cuando una organización crece, suma socios, trabaja con distintos equipos o debe responder a clientes, proveedores y procesos de certificación.
Para Cusillos, contar con información consistente facilitó tanto la gestión interna como la disponibilidad de datos frente a requerimientos externos.
Remis destaca además un resultado que inicialmente no era el más evidente: el impacto positivo sobre los propios equipos de trabajo.
Tener información consistente, accesible y respaldada redujo la necesidad de recurrir a diferentes fuentes para reconstruir datos y simplificó procesos vinculados con certificaciones y controles.
La digitalización, en ese punto, deja de ser solamente eficiencia administrativa.
Se transforma en confianza en la información.
Una gestión preparada para lo que viene
La digitalización del agro no consiste simplemente en incorporar más tecnología.
Consiste en lograr que los datos que una empresa genera todos los días puedan transformarse en información útil para gestionar mejor.
En Albor acompañamos a empresas agropecuarias durante ese recorrido: desde la migración y la implementación de Albor Campo hasta la profesionalización del análisis mediante herramientas como Albor Analytics y servicios especializados.
Porque cambiar de sistema no debería obligarte a empezar de nuevo.
Debería permitirte construir sobre lo que ya aprendiste y llevar la gestión de tu empresa un paso más adelante.
¿Estás evaluando cambiar la forma en que gestionás tu empresa agropecuaria?
Conocé cómo Albor puede acompañarte en la migración, implementación y evolución de tu gestión.
